Tietosuojasuunnitelma

 

Tämä tietosuojasuunnitelma kertoo kuinka Suomen Sähköpyörä Oy (aputoiminimi eBike Store) kerää, käsittelee ja luovuttaa antamiasi henkilötietoja. Tietoja käytetään vain tämän suunnitelman mukaisesti. Suomen Sähköpyörä Oy:llä on käytössään erilaisia rekistereitä, jotka kuvataan tässä suunnitelmassa. Käyttämällä verkkosivujamme ja asioimalla myymälässämme hyväksyt, että antamiasi tietoja käytetään tässä suunnitelmassa mainitulla tavalla. Päivitämme suunnitelmaa aika ajoin ja löydät uusimman version aina verkkosivuiltamme kohdasta “Tietosuojaseloste”. Tämä suunnitelma annetaan myös tiedoksi kaikille Suomen Sähköpyörä Oy:n työntekijöille ja sen asiakkaiden henkilötietoja käsitteleville yhteistyökumppaneille.

 

Rekisterinpitäjä

Suomen Sähköpyörä Oy

Santaniitynkatu 2,

04250 Kerava

Y-tunnus: 2852999-3

Käyntiosoite:

eBike Store Helsinki

Raumantie 1,

00350 Helsinki

020-730 7740

Yhteyshenkilö:

Jari Petäjä

Suomen Sähköpyörä Oy

Santaniitynkatu 2

04250 Kerava

020-730 7740

jari.petaja@ebikestore.fi

 

Rekisteri: Asiakasrekisteri

1. Tallennettavat tiedot: Täysi-ikäisen Etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ostettavan tuotteen (polkupyörä) tunnistetiedot ja mahdollinen lupa sähköpostiosoitteen käyttöön markkinointitarkoituksissa.

2. Tietojen keräys: Edellämainitut tiedot kysytään asiakkaalta suullisesti polkupyörän ostotodistuksen täytön yhteydessä tai siirretään verkkokaupasta tilaustiedoista. Myös vakuutusyhtiöiden hankintapalvelut voivat lähettää tilauksia, jotka sisältävät asiakkaiden henkilötietoja.

3. Tietojen käyttö: Asiakassuhteen hoito, mahdollisiin tuotevirheiden käsittelyihin liittyvät asiat, valmistajien takaisinkutsuista informointi ja ostetun tuotteen omistussuhteen toteaminen.

4. Tietojen säilytys: Asiakasrekisterin tiedot säilytetään toistaiseksi tai kunnes rekisteröity pyytää tietojensa poistamista rekisteristä. Vakuutusyhtiöiden hankintapalveluiden lähettämät tilaukset poistetaan heti, kun tilaus on toimitettu ja se kuitataan maksetuksi.

5. Tietosuoja ja käsittelijät: Tiedot säilytetään sähköisesti salasanalla, palomuurilla ja virustorjuntaohjelmalla suojatuilla tietokoneilla ja yrityksen palomuurilla ja salasanalla suojatulla sisäisellä palvelimella. Tietoihin on pääsy myymälässä toimivalla henkilöstöllä.

6. Tietojen siirto ja luovutus: Asiakkaan tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Suostumuksensa sähköpostimarkkinointiin antaneiden sähköpostiosoitteet siirretään yrityksen itsensä hallinnoimaan rekisteriin “Uutiskirje”. Muita tietoja ei siirretä. Siirrosta vastaa yrityksen markkinoinista vastaava työntekijä.

 

Rekisteri: Verkkokauppa

 1. Tallennettavat tiedot: Täysi-ikäisen Etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tilattu tuote, sekä mahdollinen suostumus suoramarkkinointiin.

2. Tietojen keräys: Tiedot tallentuvat verkkokauppajärjestelmään tilauksen teon yhteydessä.

Rekisterinpitäjä ei käsittele maksu- tai luottokorttitietoja. Maksunvälittäjänä toimii Paytrail Oy.

Asiakas voi myös rekisteröityä käyttäjäksi ilman tilauksen tekoa.

3. Tietojen käyttö: Tallennettuja tietoja käytetään tilatun tuotteen toimittamiseksi tilaajalle ja polkupyörän tapauksessa osto-/takuutodistuksen laatimiseen, sekä mahdollisten reklamaatioiden aiheellisudeen todentamiseen ja asiakassuhteen hoitoon.

4. Tietojen säilytys: Verkkokauppa -rekisterin tietoja säilytetään toistaiseksi tai kunnes rekisteröity pyytää tietojensa poistamista. Palautuneet ja peruuntuneet tilaustiedot poistetaan järjestelmästä heti.

5. Tietosuoja ja käsittelijät: Tiedot säilytetään OVH-Hostingin palvelimella, SSL-suojatulla yhteydellä. Verkkokaupan hallinta on suojattu salasanalla ja siihen on pääsy ainoastaan rekisterinpitäjän henkilöstöön kuuluvilla, verkkokauppatilausten hoitamisesta vastuussa olevilla henkilöillä.

6. Tietojen siirto ja luovutus: Verkkokaupasta tilaavan henkilön etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti voidaan luovuttaa rahdinkuljettajalle sikäli kun se on tilauksen toimittamisen kannalta välttämätöntä. Rekisterinpitäjän kuljetussopimuskumppaneita ovat Posti Oyj, Matkahuolto ja Netlux. Tilauksen yhteydessä suostumuksensa suoramarkkinointiin antaneen tilaajan sähköpostiosoite siirretään rekisteriin “Uutiskirje”. Siirrosta vastaa yrityksen markkinoinnista vastaava henkilö. Polkupyörän tilauksen yhteydessä tilaajan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tilatun pyörän tiedot siirretään rekisteriin “Asiakasrekisteri”.

 

OVH-Hostingin tietosuoja

https://www.ovh-hosting.fi/henkilotietojen-suojaus/

 

Tietojenkäsittely, Posti

https://www.posti.fi/henkiloasiakkaat/apu-ja-tuki/tuote-ja-sopimusehdot.html

 

Matkahuollon rekisteriseloste

http://bit.ly/2GIwCaS      

 

Tietosuojaseloste – Paytrailin maksupalvelu

https://www.paytrail.com/tietosuojaseloste-paytrailin-maksupalvelu    

 

Rekisteri: Huolto

1. Tallennettavat tiedot: Etunimi, sukunimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. 

2. Tietojen keräys: Tiedot pyydetään asiakkaalta suullisesti tämän tuodessaan polkupyörää huoltoon. 

3. Tietojen käyttö: Tallennettuja tietoja käytetään huollossa olevan pyörän valmistumisesta ilmoittamiseen, omistusoikeuden toteamiseen ja asiakassuhteen hoitoon esimerkiksi reklamaatiotapauksissa.

4. Tietojen säilytys: Tietoja säilytetään 2 vuoden ajan mahdollisten tuotevirhevaatimusten oikeellisuuden toteamiseksi.

5. Tietosuoja ja käsittelijät: Käsitellyt, paperiset huoltotositteet siirretään myymälän sulkemisen jälkeen lukittuun arkistokaappin. Arkistoon on pääsy myymälähenkilökunnalla. Yli 2 vuotta vanhat tositteet hävitetään tietosuoja-astian kautta.

6. Tietojen siirto ja luovutus: Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, eikä niistä koosteta erikseen jäsenneltyä rekisteriä. Poikkeuksena mainittava mahdollinen laskulla veloitettava huolto, jolloin asiakkaan tiedot siirretään rekisteriin “Laskutusasiakkaat”.

 

Rekisteri: Laskutusasiakkaat

 

1. Tallennettavat tiedot: Henkilön tai yrityksen nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja yrityksen Y-tunnus.

2. Tietojen keräys: Tiedot voidaan kysyä suullisesti myymälässä, puhelintilauksen yhteydessä tai sähköpostin kautta. 

3. Tietojen käyttö: Tallennettuja tietoja käytetään laskujen lähettämiseen ja maksujen vastaanoton seurantaan. 

4. Tietojen säilytys: Tietoja säilytetään yrityksen käyttämässä Procountor-taloushallintojärjestelmässä. Tietoja säilytetään toistaiseksi kunnes rekisteröity pyytää tietojensa poistamista.

5. Tietosuoja ja käsittelijät: Laskutusasiakkaiden rekisteriin on rajoitettu pääsy Suomen Sähköpyörä Oy:n henkilökunnan jäsenillä. Pääsy on suojattu henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella, salasanalla ja mobiilisovelluksen varmenteella. Suomen Sähköpyörä Oy:n reskontraa hoitavan tilitoimisto Kirjausketju Oy:n vastuuhenkilöillä on pääsy laskutustietoihin saapuvan rahaliikenteen kohdentamiseksi.

6. Tietojen siirto ja luovutus: Rekisterin tietoja ei siirretä kolmansille osapuolille.

 Finago (Procountor) tietosuojaseloste

https://finago.com/fi/tietosuojaseloste/                 

Kirjausketju Oy:n käytännöt

http://www.kirjausketju.fi

 

Rekisteri: Uutiskirje

 1. Tallennettavat tiedot: Sähköpostiosoite

2. Tietojen keräys: Yrityksen verkkosivuilla ja Facebook-sivulla sijaitsevat sähköiset lomakkeet, 

polkupyörän oston yhteydessä annettu suullinen suostumus suoramarkkinointiin ja satunnaiset

paperilomakkeet.

3. Tietojen käyttö: Tallennettuja tietoja käytetään markkinointiin, tapahtumakutsuihin, uutuuksista tiedottamiseen ja mahdollisista tuotteiden takaisinkutsuista tiedottamiseen.

4. Tietojen säilytys: Tietoja säilytetään toistaiseksi, kunnes rekisteröity on omatoimisesti poistunut postituslistalta tai pyytänyt tietojensa poistamista.

5. Tietosuoja ja käsittelijät: Uutiskirjerekisteriin on pääsy yrityksen markkinointivastaavalla. Uutiskirjerekisteriä säilytetään markkinointisähköpostipalveluita tarjoavan Mailchimpin suojatulla yhteydellä varustetulla palvelimella. Pääsy palveluun on suojattu yksilöllisellä salasanalla ja käyttäjätunnuksella.

6. Tietojen siirto ja luovutus: Rekisterin tietoja ei siirretä kolmansille osapuolille

Mailchimpin tietosuojakäytäntö

http://bit.ly/2KOrrJ2

 

Yritys henkilötietojen käsittelijänä

 Suomen Sähköpyörä Oy toimii rekisterinpitäjän roolin lisäksi myös henkilötietojen käsittelijänä, jolloin varsinainen rekisterinpitäjä on kolmas osapuoli. Jos asiakas hakee myymälässä luottoa, hänen henkilötiedoistaan tallennetaan seuraavat: Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus ja mahdolliset palkkatiedot. Rekisterinpitäjänä toimii tällöin Resurs Bank Ab (Suomen sivuliike) tai Handelsbanken Rahoitus Oyj, joiden kanssa Suomen Sähköpyörä Oy:llä on voimassa olevat sopimukset. Sopimuskumppanit sitoutuvat käsittelemään henkilötietoja tietosuoja-asetuksen vaatimalla tavalla. Luottoasiakkaiden tiedot tallennetaan Suomen Sähköpyörä Oy:n maksuliikennettä hoitavan tilitoimiston, Kirjausketju Oy:n arkistoon luottoyhtiöiden tilityksen seurantaa varten. Sopimuskumppanina Kirjausketju Oy hallinnoi myös rekisteriä Suomen Sähköpyörä Oy:n työntekijöiden henkilötiedoista palkanmaksun toteuttamiseksi. Nämä tiedot sisältävät nimen, osoitteen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, henkilötunnuksen ja tilinumeron. 

 

Resurs Bankin tietosuojaseloste:

https://www.resursbank.fi/resurs-bank-ja-tietosuoja-asetus/

 

Handelsbankenin tietosuojaseloste:

http://bit.ly/2IEydEv

 

Kirjausketju Oy:n käytännöt

http://www.kirjausketju.fi

 

Muu epäsäännöllinen henkilötietojen käsittely

Suomen Sähköpyörä Oy voi tallentaa väliaikaisesti asiakkaan nimen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen esimerkiksi tilattavaa tuotetta varten. Näitä tietoja ei säilytetä sen jälkeen kun tilattu tuote on saapunut, asiakkaalle ilmoitettu ja tilattu tuote on noudettu. Yritys käyttää viestintäkanavinaan myös sähköpostia. Sähköpostiin tallentuu asiakkaan sähköpostiosoitteen lisäksi tämän vapaaehtoisesti luovuttamat tiedot. Sähköpostilaatikkoon tallentuneet viestiketjut poistetaan säännöllisesti 3 kuukauden välein tai jos asiakas pyytää tietojensa poistamista. Yrityksen sähköpostilaatikkoon on pääsy myymälän henkilökunnalla ja pääsy on suojattu salasanalla. 

 

Google Analytics 

 Käytämme verkkosivustollamme Google Analytics –evästeitä sivustomme toiminnan tehostamiseksi ja ostopolun määrittämiseksi. Analytics tallentaa IP-osoitteen ja maantieteellisen sijainnin, mutta sitä ei voida kohdentaa yksittäiseen ihmiseen. Google Analytics –evästeet säilyvät 26 kuukautta, jonka jälkeen ne vanhenevat automaattisesti.

 

Google tarjoaa useimpiin selaimiin ilmaisena lisäosana saatavan opt-out –toiminnon, jolla voit halutessasi käyttää verkkosivua ilman, että tietoja tallentuu. 

https://tools.google.com/dlpage/gaoptout          

 

Sosiaalinen media

Suomen Sähköpyörä Oy hallinnoi Facebook-sivua (eBike Store Helsinki), jossa on vapaaehtoisesti sivusta “tykkääviä” ja yrityksen sivua seuraavia, Facebookiin rekisteröityneitä käyttäjiä. Kukin käyttäjä päättää itse, mitä tietoja haluaa Facebookin muiden käyttäjien itsestään näkevän. Suomen Sähköpyörä Oy käyttää markkinointiin Facebook- ja Instagram –mainoksia. Osa mainoksista kohdennetaan demografiatietojen mukaan, joita käyttäjät ovat antaneet Facebookille. Näissä mainoskampanjoissa rekisterinpitäjä on Facebook. Suomen Sähköpyörä Oy ei käytä mainosten kohdentamiseen seurantaevästettä, kuten Facebook-pikseliä, eikä mainoksia kohdenneta kohti yksittäisiä henkilöitä. Henkilö voi koska tahansa lopettaa yrityksen Facebook-sivusta tykkäämisen tai sen seuraamisen. Mahdollisissa kilpailuissa henkilötietojen julkaisu tapahtuu aina kilpailuun osallistujan suostumuksen kautta. Suomen Sähköpyörä Oy käyttää yhtenä asiakaspalvelukanavaan Facebookin yksityisviesti-ominaisuutta. Nämä keskusteluketjut poistetaan 6 kuukauden välein tai aiemmin, jos keskustelun toinen osapuoli näin vaatii. Yrityksen Facebook-sivun ylläpitoon ja keskusteluketjuihin on pääsy kolmella yrityksen henkilökuntaan kuuluvalla henkilöllä.

 

Facebookin tietokäytännöt:

https://www.facebook.com/policy.php

 

Sinun oikeutesi

 Sinulla on oikeus pyytää tieto siitä, mitä tietoja sinusta on tallennettu, oikaista niitä, estää niiden siirto tai pyytää niiden poistamista yhdestä tai kaikista rekistereistämme. Halutessasi voit myös olla luovuttamatta tietojasi tai luovuttaa vain haluamasi tiedot myös pyörän oston yhteydessä myymälässämme tai pyörää huoltoon tuodessasi. Huomioithan kuitenkin tällöin, että tietojen puutteellisuus tai puuttuminen kokonaan saattaa vaikeuttaa asiakassuhteen hoitoa ja esimerkiksi takuuasioiden käsittelyä tulevaisuudessa. Mahdolliset kyselyt rekisteriin tallennetuista tiedoista ja oikaisu- sekä poistopyynnöt pyrimme käsittelemään mahdollisimman nopeasti, kuitenkin viimeistään 14 päivän aikana pyynnön saapumisesta.

 

Rekisteriin tallennettujen tietojen kyselyt ja oikaisu- tai poistopyynnöt tulee lähettää kirjallisesti, allekirjoitettuna osoitteeseen:

 

eBike Store 

Tietosuojasta vastaava henkilö

Raumantie 1

00350 Helsinki

 

Uutiskirje –rekisteristä voit poistua klikkaamalla minkä tahansa meiltä saamasi uutiskirjeen alareunassa olevaa “poistu listalta” –linkkiä tai pyytämällä poistoa sähköpostitse siitä osoitteesta, johon uutiskirje on alun perin lähetetty.

 

Lisäksi sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, peruuttaa mahdollinen aiemmin annettu suostumus henkilötietojesi käsittelyyn ja tehdä valitus valvontaviranomaiselle.